Abrechnung erstellen - Schritt für Schritt

1. Grundeinstellungen einmalig prüfen

Vor der ersten Abrechnung unter System → Einstellungen folgende Daten vollständig hinterlegen:

• Name und Anschrift des Unternehmens
• Rechtsform und vertretungsberechtigte Person
• Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-ID
• Kennzeichnung der Umsatzsteuerbefreiung
• Bankverbindung
• Logo
• Institutionskennzeichen für die jeweiligen Leistungsbereiche
• Kontaktdaten des Unternehmens

Diese Angaben werden für den Rechnungskopf beziehungsweise die Pflichtangaben der Rechnung benötigt.

Wichtig: Für Pflegeberatungen nach § 37 Abs. 3 kann ein eigenes IK erforderlich sein. Ist die entsprechende Auswahl in Careville noch nicht vorhanden, sollte vor der Abrechnung der Support kontaktiert werden.

2. Abrechnungseinstellungen des Kunden prüfen

Den Kunden öffnen und über Stammdaten bearbeiten → Abrechnung kontrollieren:

• Pflegekasse und Versicherungsnummer
• Pflegegrad
• Leistungs- beziehungsweise Betreuungszeitraum
• gewünschte Abrechnungsart
• erster und gegebenenfalls zweiter Kostenträger
• Rechnungsanschrift
• verfügbares Budget für § 39 oder § 45b
• gegebenenfalls Sozialamt oder Bezirk

Rangfolge der Kostenträger

• Erster Kostenträger: Erhält die Rechnung beziehungsweise übernimmt die Kosten zuerst.
• Zweiter Kostenträger: Übernimmt den verbleibenden Anteil nach dem ersten Kostenträger.
• Soll beispielsweise zunächst die Pflegekasse und anschließend der Bezirk zahlen, wird der Bezirk als zweiter Kostenträger eingetragen.
• Soll die gesamte Rechnung direkt an das Sozialamt beziehungsweise den Bezirk gehen, wird dieser als erster Kostenträger hinterlegt.

Fehlt ein gültiger Betreuungszeitraum, kann Careville den Kunden gegebenenfalls nicht abrechnen.

3. Leistungen vollständig erfassen

Careville kann nur Leistungen abrechnen, die tatsächlich erbracht und dokumentiert wurden.

Empfohlener Ablauf über die App

1. Angebot erstellen und vom Kunden akzeptieren lassen.
2. Die erzeugten Besuche in der Tourenplanung einplanen.
3. Dienstplan erstellen und freigeben.
4. Tour über die Careville-App starten.
5. Erbrachte Leistungen beim Kunden bestätigen.
6. Dokumentation ergänzen.
7. Besuch durch die Unterschrift des Kunden auf dem Mobilgerät abschließen.

Dadurch werden der Besuch und der Leistungsnachweis automatisch erzeugt.

Leistungen manuell nachtragen

Wenn ein Besuch nicht über die App erfasst wurde:

1. Finanzen → Abrechnungen öffnen.
2. Den vorgesehenen Abrechnungscontainer öffnen.
3. Kunden hinzufügen auswählen.
4. Kunden auswählen.
5. Leistungsdatum sowie Start- und Endzeit eingeben.
6. ausführenden Mitarbeiter auswählen.
7. Leistungsnachweis anzeigen öffnen.
8. Bei der Einsatzzeit über die drei Punkte Leistung hinzufügen auswählen.
9. Erbrachte Leistung, Menge beziehungsweise Dauer und Leistungsgrundlage auswählen.
10. Leistung speichern und als erledigt kennzeichnen.

Sind bestimmte Uhrzeiten nicht auswählbar, müssen unter System → Einstellungen → Zeiträume die verfügbaren Zeitfenster kontrolliert werden.

4. Leistungsnachweise kontrollieren

Vor der Rechnungserstellung sollte jeder abzurechnende Kunde geprüft werden:

1. Kunden im Abrechnungsbereich auswählen.
2. Leistungsnachweis anzeigen öffnen.
3. Kontrollieren:
   • Sind alle Besuche vorhanden?
   • Stimmen Datum und Einsatzzeiten?
   • Sind alle Leistungen enthalten?
   • Ist die Anfahrtspauschale erfasst?
   • Ist der richtige Mitarbeiter zugeordnet?
   • Ist die richtige Leistungsgrundlage ausgewählt?

Leistungen können beispielsweise folgenden Grundlagen zugeordnet werden:

• § 39 SGB XI – Verhinderungspflege
• § 45b SGB XI – Entlastungsbetrag
• Privat
• weitere verfügbare Abrechnungsgrundlagen

Die Leistungsgrundlage kann im Leistungsnachweis vor der Rechnungserstellung noch geändert werden. Nach der Änderung immer Speichern.

5. Abrechnungscontainer erstellen

Ein Abrechnungscontainer bündelt mehrere Rechnungen, beispielsweise für einen Abrechnungsmonat.

1. Finanzen → Abrechnungen öffnen.
2. Über den grünen Button Neue Abrechnung erstellen auswählen.
3. Eine aussagekräftige Bezeichnung vergeben, zum Beispiel:
   • „Abrechnung Juli 2026“
   • „Juli 2026 – § 39“
   • „Juli 2026 – Privatrechnungen“
4. Speichern.
5. Rechts Details anzeigen öffnen.

Der Menüpunkt „Abrechnungen“ kann über die Pinnnadel im Favoritenmenü gespeichert werden.

6. Kunden zur Abrechnung hinzufügen

1. Im geöffneten Abrechnungscontainer Kunden hinzufügen wählen.
2. Nach dem gewünschten Kunden suchen.
3. Leistungsnachweis und Leistungsgrundlagen noch einmal prüfen.
4. Budgetwerte kontrollieren beziehungsweise eintragen.
5. Kunde hinzufügen auswählen.

Der Kunde erscheint anschließend im Abrechnungscontainer.

Tipp: In der Beschreibung des Containers können die enthaltenen Kundennamen oder die Abrechnungsart ergänzt werden. Das erleichtert die spätere Suche.

7. Budgets zuordnen

Verhinderungspflege nach § 39

Das tatsächlich verfügbare Restbudget muss vor der Abrechnung bekannt sein und manuell eingetragen werden.

Beispiel:

• Rechnungsbetrag: 85 Euro
• verfügbares §-39-Budget: 75 Euro
• Abrechnung Pflegekasse: 75 Euro
• Privatrechnung: 10 Euro

Careville übernimmt Budgetstände derzeit nicht automatisch in den nächsten Monat. Eine ergänzende Budgetkontrolle, beispielsweise über eine Tabelle, bleibt deshalb notwendig.

Entlastungsbetrag nach § 45b

Der verfügbare Betrag wird bei der Abrechnung eingetragen. Nicht durch das Budget gedeckte Leistungen werden als Eigenanteil beziehungsweise Privatrechnung ausgewiesen.

Angesparte Beträge aus Vormonaten müssen manuell anhand des tatsächlich verfügbaren Budgets berücksichtigt werden.

Umwandlungsanspruch nach § 45a/§ 36

Die Umwandlung von bis zu 40 Prozent des Sachleistungsbudgets war zum Zeitpunkt der Meetings noch nicht vollständig automatisiert abgebildet. Diese Fälle sollten vor der endgültigen Rechnung mit dem Careville-Support abgestimmt werden.

8. Rechnungsvorschau kontrollieren

Den Kunden im Abrechnungscontainer anklicken und Vorschau beziehungsweise Rechnungsvorschau öffnen.

Vor der endgültigen Erstellung prüfen:

• Rechnungsempfänger und Anschrift
• Kundendaten
• Pflegekasse und Kostenträger
• Leistungszeitraum
• Rechnungspositionen
• Leistungsgrundlagen
• Beträge der Kostenträger
• Eigenanteil beziehungsweise Privatrechnung
• Institutionskennzeichen
• Bankverbindung
• Steuerangaben
• Unternehmensdaten
• Zahlungsinformationen

Solange „Vorschau“ auf dem Dokument steht und noch keine Rechnungsnummer vergeben wurde, ist die Rechnung noch nicht endgültig erzeugt.

9. Rechnung erzeugen und versenden

Nach erfolgreicher Prüfung:

1. Drucken und Versenden beziehungsweise Kassenrechnungen drucken auswählen.
2. Versandart festlegen.

Ohne digitalen Versand

Kein Versand auswählen. Careville erstellt die Rechnung, versendet sie aber nicht. Das PDF kann anschließend heruntergeladen, ausgedruckt oder separat verschickt werden.

Mit DTA

Für den verschlüsselten Versand an den Kostenträger wird ein gültiges DTA-Zertifikat benötigt. Anschließend kann die Rechnung über den vorgesehenen digitalen Abrechnungsweg übermittelt werden.

Vor dem Versand die von Careville hinterlegte Datenannahmestelle und Empfängeradresse kontrollieren – insbesondere bei Kostenträgern mit abweichenden Abrechnungsstellen.

10. Leistungsnachweis ausgeben

Der Leistungsnachweis wird grundsätzlich während der Tour digital aufgebaut und durch die mobile Unterschrift bestätigt.

Wenn ein Ausdruck benötigt wird:

1. Finanzen → Abrechnungen öffnen.
2. Abrechnungscontainer und Kunden auswählen.
3. Leistungsnachweis anzeigen öffnen.
4. Leistungsnachweis generieren beziehungsweise drucken.

Ein Leistungsnachweis für zukünftige, noch nicht erbrachte Leistungen kann nicht erzeugt werden.

Wichtiger Hinweis zur Rechnungskorrektur

Sobald die Rechnung endgültig erzeugt wurde, sind PDF und Rechnungsnummer festgeschrieben. Spätere Änderungen fließen nicht mehr automatisch in dieses Dokument ein.

Bei einem Fehler:

• nicht sofort eigenständig stornieren,
• zunächst prüfen, ob eine Stornorechnung oder Nachberechnung erforderlich ist,
• bei Unsicherheit den Careville-Support kontaktieren.

Merksatz: Erst Leistungen prüfen, dann Vorschau prüfen, erst danach die Rechnung erzeugen. Ein zusätzlicher Kontrollblick ist deutlich günstiger als eine fröhliche Storno-Orgie.