Dienstplanung Schritt für Schritt

Vom Wunschplan über den Soll-Plan zum freigegebenen Ist-Dienstplan

Stand: 01.08.2026

Ziel: Einen regelbasierten und praxistauglichen Dienstplan aus Touren, Mitarbeiterverträgen, Verfügbarkeiten und Wünschen erzeugen und Änderungen nachvollziehbar im Ist abbilden.

Das Drei-Stufen-Modell

Schritt 1: Mitarbeiterdaten vollständig vorbereiten

• Unter Mitarbeiter die gewünschte Person öffnen.
• Im Reiter Arbeitsvertrag prüfen, ob ein aktuell gültiger Vertrag hinterlegt ist.
• Arbeitsstätte beziehungsweise Standort zuordnen.
• Vertragliche Wochenstunden, Arbeitstage pro Woche und Urlaubsanspruch erfassen.
• Im Reiter Arbeitszeiten die verfügbaren Zeitfenster je Wochentag hinterlegen.
• Im Reiter Touren-Präferenzen bevorzugte beziehungsweise nicht gewünschte Touren pflegen.
• Im Reiter Abwesenheit Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten vollständig erfassen.
• In der Mitarbeiterübersicht Zeitkonto, Urlaubstage, Krankheitstage, nächste Einsätze und Lizenzstatus auf Plausibilität prüfen.

Achtung: Ohne Vertrag, Arbeitsstätte oder Wochenstunden kann der Algorithmus den Mitarbeiter nicht verlässlich einplanen.

Schritt 2: Standort und Touren bereitstellen

• Prüfen, ob für den Standort alle benötigten Touren angelegt sind.
• Tourzeiten kontrollieren, weil diese als Soll-Arbeitszeit in den Dienstplan einfließen.
• Fehlende Touren zuerst in der Tourenverwaltung ergänzen.

Hinweis: In Careville sind Dienst und Tour dasselbe Planungsobjekt. Dadurch entfällt eine zusätzliche Zuordnungsstufe.

Schritt 3: Planungsmonat im Wunschplan öffnen

• Unter Dienste die Dienstplanung öffnen.
• Team beziehungsweise Standort und Planungsmonat auswählen.
• Sicherstellen, dass die Planungsstufe Wunschplan aktiv ist.
• Über die Hilfe die Farbbedeutungen für Urlaub, Kind krank, Elternzeit, Sonderurlaub, unbezahlten Urlaub und Freizeitausgleich prüfen.

Schritt 4: Abwesenheiten und Wünsche erfassen

• Über die App eingereichte Urlaubsanträge und Wunschfrei prüfen.
• Wünsche annehmen, ablehnen oder bei der Planung lediglich berücksichtigen.
• Bevorzugte Touren oder Gegenschichten als Wunsch eintragen.
• Frei aus Überstunden als eigene Abwesenheitsart verwenden, wenn dies betrieblich vorgesehen ist.

Hinweis: Ein Wunsch ist noch keine Zusage. Ob er erfüllt wird, hängt von Besetzung, Regeln und gewählter Gewichtung ab.

Schritt 5: Generierungsoptionen einstellen

• Generierungsoptionen öffnen.
• Festlegen, wie stark Mitarbeiterwünsche berücksichtigt werden sollen, beispielsweise gering oder hoch.
• Mindest- und Höchstlänge zusammenhängender Arbeitsblöcke prüfen.
• Hinterlegte Wochenend- beziehungsweise Schichtrhythmen berücksichtigen.
• Tourenpräferenzen und individuelle Einschränkungen der Mitarbeiter kontrollieren.

Typische Optionen sind:

Die Einstellung Standard entspricht der normalen Gewichtung des Systems.

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Achtung: Eine sehr hohe Wunschgewichtung kann dazu führen, dass nicht alle Touren sinnvoll besetzt werden. Die gesetzlichen Vorgaben bleiben Bestandteil der Generierung, ersetzen aber nicht die abschließende fachliche Kontrolle.

Schritt 6: Soll-Plan automatisch generieren

• Aus dem Wunschplan den Sollplan generieren.
• Careville verteilt die vorhandenen Touren unter Berücksichtigung von Verträgen, Verfügbarkeiten, Wünschen, Präferenzen, Vormonat und gesetzlichen Regeln. Ergebnis vollständig laden lassen und anschließend offene beziehungsweise ungewöhnliche Zuweisungen prüfen.

Schritt 7: Soll-Plan manuell nacharbeiten

• Unplausible Sprünge oder Schichtfolgen direkt im Sollplan korrigieren.
• Unbesetzte Touren über die Tourenübersicht identifizieren.
• In der Tourenübersicht am unteren Bildschirmrand prüfen, wie viele Besetzungen je Tour und Tag benötigt werden und ob der Status Alle Touren besetzt angezeigt wird.
• Wochenendrhythmus, zusammenhängende Arbeitstage und Stundenverteilung prüfen.
• Vollzeit- und Teilzeitstunden bewusst steuern und eine realistische Reserve für Ausfälle lassen.
• Erst nach vollständiger Kontrolle zur Freigabe wechseln.

Schritt 8: Auswertung prüfen

• Die Ansicht Auswertung aktivieren.
• Je Mitarbeiter Sollstunden, geplante Stunden und die Stundenabweichung prüfen.
• Prozentanzeige und Bewertung wie zu wenig, fair oder zu viel kontrollieren.
• Die Balkendarstellung verwenden, um eine ungleichmäßige Verteilung über den Monat zu erkennen.
• Auffällige Über- oder Unterplanungen vor der Freigabe korrigieren.

Hinweis: Eine vollständige Tourenbesetzung bedeutet nicht automatisch eine ausgewogene Stundenverteilung. Beide Prüfungen sind erforderlich.

Schritt 9: Dienstplan freigeben

• Freigeben wählen.
• Der Sollplan wird zum Ist-Plan.
• Ab diesem Zeitpunkt sehen Mitarbeiter ihren eigenen Dienstplan auf dem Mobilgerät.
• Bei Bedarf kann der Ist-Plan zusätzlich gedruckt werden.

Hinweis: Vor der Freigabe können Planungsverantwortliche im Wunsch- und Sollplan arbeiten, ohne dass unfertige Zwischenstände bei den Mitarbeitern erscheinen.

Schritt 10: Plan vor Monatsbeginn zurücksetzen

• Wurde der Ist-Plan zu früh veröffentlicht, kann er vor Beginn des Planungsmonats wieder auf den Sollplan zurückgesetzt werden.
• Bei Bedarf kann auch der Sollplan auf den Wunschplan zurückgesetzt werden.
• Änderungen vornehmen, erneut prüfen und wieder freigeben.

Achtung: Sobald der Monat begonnen hat, wird nicht mehr in frühere Planungsstufen zurückgeplant. Änderungen erfolgen dann ausschließlich im Ist-Plan.

Schritt 11: Ausfälle und Änderungen im Ist planen

• Aktuellen Monat im Ist-Plan öffnen.
• Krankheitsbedingten oder sonstigen Ausfall dokumentieren.
• Über die Tourenübersicht die dadurch unbesetzte Tour finden.
• Tour einem verfügbaren Mitarbeiter zuweisen.
• Sollplan einblenden und Abweichung zwischen Soll und Ist kontrollieren.
• Mit der Maus über eine Änderung fahren, um die Bearbeitung nachzuvollziehen.

Schritt 12: Stunden und Tourzeiten regelmäßig abgleichen

• Sollstunden aus Dienstplan und vertraglichen Wochenstunden vergleichen.
• Tatsächliche Zeiten aus Touren und Zeiterfassung gegen den Sollplan prüfen.
• Wiederkehrende Plus- oder Minusstunden auf unrealistische Tourzeiten untersuchen.
• Tourzeiten mindestens monatlich korrigieren und den nächsten Sollplan damit verbessern.

Verwaltungs- und Bürozeiten

Aktueller Stand: Büro- oder Verwaltungszeiten können zum Stand 01.08.2026 über eine leere beziehungsweise als Blocker genutzte Tour dargestellt werden. Dieses Vorgehen schafft Übersicht, enthält aber keine Kundenbesuche und ist noch keine eigenständige Verwaltungsdienst-Funktion.

Typische Fehlerquellen

• Mitarbeiter werden ohne Vertrag, Arbeitsstätte oder Wochenstunden in die Generierung einbezogen.
• Tourzeiten sind veraltet und verfälschen dadurch die Sollstunden.
• Wünsche werden wie verbindliche Zusagen behandelt.
• Der Sollplan wird freigegeben, obwohl Touren unbesetzt oder Stunden auffällig sind.
• Der Status Alle Touren besetzt wird mit einer ausgewogenen Mitarbeiterauslastung verwechselt.
• Nach Monatsbeginn wird versucht, den Plan zurückzusetzen, statt Änderungen im Ist vorzunehmen.
• Soll-Ist-Abweichungen werden nicht zur Verbesserung der Tour- und Dienstzeiten genutzt.

Merksatz: Wunsch sammeln, Soll prüfen, Ist freigeben – der Mensch behält die Verantwortung.