Tourenplanung - Schritt für Schritt erklärt
Touren anlegen, Besuche geografisch planen und gefahrene Touren vergleichen
Stand: 01.08.2026
Ziel: Aus akzeptierten Angeboten und geplanten Leistungen realistische Touren erstellen, Mitarbeitern eine klare Einsatzreihenfolge geben und Soll- und Ist-Verlauf auswerten.
Voraussetzungen
- Kundenadressen und Standort sind korrekt hinterlegt.
- Angebote (Angebot erstellen – Schritt für Schritt (öffnet in neuem Tab)) beziehungsweise Verordnungen (Verordnung anlegen und im Leistungsplaner nutzen – Schritt für Schritt (öffnet in neuem Tab)) wurden angelegt und die ausgewählte Angebotsvariante wurde akzeptiert.
- Die planbaren Besuche erscheinen links in der Tourenplanung.
Schritt 1: Neue Tour erstellen
- Tourenplanung öffnen und neue Tour erstellen wählen.
- Eindeutigen Namen vergeben, beispielsweise Früh 1 oder Früh Nord.
- Kurzbezeichnung hinterlegen.
- Farbe auswählen. Diese Farbe erscheint später auch im Dienstplan.
- Mit Weiter fortfahren.
Schritt 2: Tourtage und Tourzeit festlegen
- Festlegen, an welchen Wochentagen die Tour angeboten wird.
- Bei unterschiedlichen Zeiten je Wochentag die detaillierte Tagessteuerung aktivieren.
- Start- und Endzeit realistisch eintragen.
- Speichern und mit Weiter fortfahren.
Achtung: Die hinterlegte Tourdauer wird im Soll-Dienstplan als Arbeitszeit geplant. Ist sie zu lang oder zu kurz, entstehen systematisch Minus- oder Plusstunden. Tourenzeiten deshalb mindestens monatlich überprüfen.
Schritt 3: Tourenmittelpunkt bestimmen
- Standardmäßig den Bürostandort als Mittelpunkt verwenden.
- Bei einer regionalen oder festen Hauswirtschaftstour kann stattdessen der Wohnort der zuständigen Mitarbeiterin beziehungsweise des zuständigen Mitarbeiters sinnvoll sein.
- Den gewünschten Punkt auf der Karte per Doppelklick setzen.
Hinweis: Der Tourenmittelpunkt dient der geografischen Suche und Routenberechnung. Der tatsächliche Arbeitszeitbeginn kann weiterhin erst beim ersten Kunden liegen.
Schritt 4: Planungstag und passende Besuche auswählen
- Gewünschten Tag in der Tourenplanung öffnen.
- Radius um den Tourenmittelpunkt einstellen.
- Bei Bedarf nach Tageszeit filtern, beispielsweise nur Frühbesuche.
- Kunden über die Suche oder direkt auf der Karte auswählen.
- Mit der Maus über einen Kartenpunkt fahren, um den Kundenstandort zu prüfen.
Schritt 5: Ersten Besuch und Startzeit einplanen
- Den ersten planbaren Besuch links mit gedrückter Maustaste nach rechts in die Tour ziehen.
- Startzeit festlegen. Diese Zeit beschreibt, wann der erste Kundenbesuch beginnen soll.
- Die automatisch berechnete Strecke vom Tourenmittelpunkt zum ersten Kunden prüfen.
Schritt 6: Weitere Besuche per Drag & Drop ergänzen
- Die linke Besuchsliste nach Entfernung prüfen; sie sortiert sich nach der aktuellen Position neu.
- Weitere Besuche in die Tour ziehen.
- Besuch vor oder hinter einem bestehenden Besuch ablegen.
- Bei Ehepaaren oder eng benachbarten Kunden die Besuche unmittelbar nacheinander einplanen.
- Nach jeder Änderung Route, Entfernung und Fahrzeit kontrollieren.
Hinweis: Gelb kennzeichnet SGB-XI-Leistungen, Blau SGB-V-Leistungen und Grün gemischte Besuche mit SGB-V-Anteil.
Schritt 7: Qualifikation bewusst prüfen
- Bei blauen oder grünen Besuchen feststellen, welche SGB-V-Leistung enthalten ist.
- Nur Mitarbeiter einplanen, deren Qualifikation und landesrechtliche Berechtigung für diese Leistung ausreichen.
- Besonders bei Injektionen, Wundversorgung und anderen vorbehaltenen Leistungen manuell kontrollieren.
Achtung: Die automatische Qualifikationsprüfung ist zum Stand 01.08.2026 noch nicht vollständig aktiv. Die Farbcodierung unterstützt die Prüfung, ersetzt sie aber nicht.
Schritt 8: Weitere Tage planen oder Woche kopieren
- Jeden Tag entsprechend seiner tatsächlich planbaren Besuche aufbauen.
- Bei einer wiederkehrenden Woche in die Wochenansicht wechseln.
- Tour kopieren wählen.
- Quellwoche und Zielwoche auswählen und speichern.
- Kopierte Woche anschließend auf Ausfälle, neue Leistungen und geänderte Zeiten prüfen.
Hinweis: Besuche mit ausgelaufenen Verordnungen können als markierte Platzhalter ohne Leistungen erscheinen. Gleichzeitig weist das Dashboard auf auslaufende oder abgelaufene Verordnungen hin.
Schritt 9: Besuche kurzfristig bearbeiten
- Noch nicht erbrachten Besuch öffnen und Bearbeiten wählen.
- Zusätzliche zulässige SGB-XI-Leistung hinzufügen, wenn sich der Bedarf kurzfristig geändert hat.
- Grund für die zusätzliche Leistung dokumentieren.
- Alternativ kann die Pflegekraft eine zulässige SGB-XI-Leistung während der Tour über die App ergänzen.
Achtung: SGB-V-Leistungen dürfen nicht beliebig ergänzt werden. Sie benötigen eine passende Verordnung und müssen über den dafür vorgesehenen Prozess geplant werden.
Schritt 10: Tour in der App durchführen
- Tour in der App öffnen, bei Bedarf einen späteren Besuch vorziehen und beim Kunden einchecken. Erst danach können Leistungen bestätigt beziehungsweise angepasst werden.
- Vorausgewählte Leistungen prüfen. Nicht erbrachte Leistungen abwählen und die Abweichung dokumentieren.
- Kundenunterschrift direkt auf dem Mobilgerät erfassen und den Besuch per Checkout beenden.
Hinweis: Kann der Kunde nicht regulär unterschreiben, kann vor Ort ein einfacher Strich erfasst und der Leistungsnachweis später durch eine berechtigte Person unterzeichnet werden.
Schritt 11: Tourenvergleich auswerten
- Nach einer gefahrenen und einem Mitarbeiter zugeordneten Tour den Tourenvergleich öffnen.
- Geplante und tatsächlich gefahrene Reihenfolge vergleichen.
- Geplante und tatsächliche Besuchs- sowie Tourenzeiten prüfen.
- Abweichungen und Effizienzwerte als Grundlage für Tourenanpassungen und Mitarbeitergespräche nutzen.
Schritt 12: Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 einplanen
- Besuch hinzufügen wählen; ein Angebot ist hierfür nicht erforderlich.
- Kunden auswählen und geplante Besuchsdauer eintragen.
- Passende Leistung für Beratungseinsatz beziehungsweise Pflegeeinsatz auswählen.
- Über das Stiftsymbol die Kategorie § 37 Abs. 3 und die Dauer ergänzen.
- Besuch in eine Beratungstour ziehen und Startzeit festlegen.
- Beratung in der App durchführen, unterschreiben lassen und das erzeugte Protokoll prüfen.
- Bei hinterlegter E-Mail-Adresse kann das Protokoll direkt versendet werden; sonst ausdrucken und postalisch versenden.
Aktueller Stand bei periodischen Besuchen
Hinweis: Die periodische Planung, beispielsweise echte Zwei-Wochen-Rhythmen und das einfache Verschieben eines Besuchs von Dienstag auf Mittwoch, befindet sich zum Stand 01.08.2026 im Umbau. Bis zur vollständigen Aktivierung müssen abweichende Tage beziehungsweise Feiertagsverschiebungen gegebenenfalls manuell geplant werden.
Typische Fehlerquellen
- Tourzeit wird großzügig geschätzt und führt im Sollplan zu systematischen Abweichungen.
- SGB-V-Besuche werden ohne manuelle Qualifikationsprüfung einer Tour zugeordnet.
- Eine kopierte Woche wird nicht auf ausgelaufene Verordnungen oder leere Platzhalter geprüft.
- Zusatzleistungen werden ohne Begründung ergänzt.
- Pflegekräfte bestätigen Leistungen ohne Check-in beziehungsweise ohne dokumentierte Abweichung.
- Tourenvergleich wird nicht genutzt, obwohl Mitarbeiter regelmäßig deutlich länger oder kürzer fahren.
Gefahrene Touren regelmäßig im Tourenvergleich prüfen
Merksatz: Erst Leistungen freigeben, dann Touren bauen, anschließend Soll und Ist vergleichen. Eine schöne Route auf der Karte ist gut – eine realistisch fahrbare ist besser.