Verordnung anlegen – Schritt für Schritt

Die Verordnung ist die fachliche und rechtliche Grundlage für alle SGB-V-Leistungen. In Careville wird sie direkt am Kunden angelegt und steht anschließend automatisch im Leistungsplaner für die Angebotsplanung zur Verfügung.

Stand: 01.08.2026

Ziel: Zunächst die Verordnung mit ihrem korrekten Gültigkeitszeitraum erfassen und anschließend ein dazu passendes Angebot erstellen, bearbeiten oder kopieren. Dadurch steht die angelegte Verordnung im Leistungsplaner als Katalog zur Verfügung und kann unmittelbar in die Angebots- und Besuchsplanung übernommen werden.

Voraussetzungen

• Kundenstamm: Kunde, Pflegegrad, Krankenkasse und Versichertennummer sind gepflegt.
• Kataloge: Die für Standort und Bundesland benötigten Vergütungs- und Leistungskataloge sind verfügbar.
• Verordnung: Die Verordnung liegt als Foto oder PDF vor; die Datei ist maximal 5 MB groß.
• Startdatum: Der Beginn der Verordnung ist bekannt. Der Gültigkeitszeitraum des Angebots wird anschließend passend dazu festgelegt.

Einstieg: Kundenakte öffnen

• Über Kunden den gewünschten Kunden öffnen.
• Alternativ STRG + K verwenden, den Kundennamen eingeben und die Kundenakte direkt aufrufen.
• In der oberen Aktionsleiste steht Verordnung hinzufügen als Schnellzugriff zur Verfügung.
• Im unteren Bereich der Kundenakte über die Reiter Angebote und Verordnungen zwischen den beiden Übersichten wechseln.

Übersicht Verordnungen

• Den Reiter Verordnungen öffnen und bereits angelegte Verordnungen prüfen.
• Kontrollieren, ob für den benötigten Zeitraum bereits eine passende Erst-, Folge- oder vorläufige Verordnung vorhanden ist.
• Ist keine passende Verordnung vorhanden, über Verordnung hinzufügen den Erfassungsprozess starten.

Übersicht Angebote

Der Reiter Angebote zeigt alle zum Kunden angelegten Angebote in einer Tabelle.

• Über Angebot erstellen kann unabhängig vom Verordnungsprozess ein neues Angebot begonnen werden.
• Die Liste kann nach Status, Gültigkeit, Gültigkeitszeitraum, Archivstatus und Leistungsgrundlage gefiltert werden.
• In der Spalte Leistungsbasis ist erkennbar, welche Leistungsgrundlagen im Angebot enthalten sind, beispielsweise SGB V oder SGB XI § 36.
• Die Spalte Status zeigt den Bearbeitungsstand, beispielsweise Entwurf oder Akzeptiert.
• Gültigkeitszeitraum und Aktueller Status zeigen, ob ein Angebot derzeit aktiv oder bereits abgelaufen ist.
• Über das Auswahlfeld vor einem Angebot werden die Aktionen Angebot ansehen, Angebot archivieren und Angebot löschen verfügbar. Die verfügbaren Aktionen richten sich nach dem Status des ausgewählten Angebots.
• Über das Informationssymbol in der Spalte Verlauf kann die Historie des Angebots eingesehen werden.

Hinweis: Für den empfohlenen Ablauf zunächst über Verordnung hinzufügen starten. Die Angebotsübersicht wird anschließend benötigt, um am Ende des Verordnungsprozesses ein bestehendes Angebot auszuwählen oder das neu erstellte Angebot später zu prüfen.

Schritt 1: Verordnung anlegen

• Verordnung hinzufügen wählen.
• Foto oder PDF auswählen und hochladen.
• Mit Weiter zu den Versichertendaten wechseln und Versichertennummer sowie Krankenkasse prüfen.
• Verordnungsart wählen: Erstverordnung, Folgeverordnung oder vorläufige Verordnung.
• Ausstellungsdatum und Gültigkeitszeitraum erfassen. Careville begrenzt beziehungsweise schlägt den zur Verordnungsart passenden Zeitraum vor.
• Ausstellenden Arzt auswählen oder neu anlegen. Bei Neuanlage Betriebsstättennummer erfassen.
• Versichertennummer, Versichertenstatus und Ort der Krankenpflege prüfen.

Achtung: Fehlen Krankenkasse oder Versichertennummer, zeigt Careville eine Warnung und der Vorgang kann nicht fortgesetzt werden.

Verordnete SGB-V-Leistungen erfassen

Im Abschnitt Angaben des Pflegedienstes die tatsächlich zu erbringenden Leistungen hinzufügen.

• Leistung hinzufügen wählen und die passende SGB-V-Leistung aus dem Katalog suchen.
• Bei Medikamentengabe das erforderliche Häkchen setzen und die Häufigkeit eintragen, zum Beispiel zweimal täglich und siebenmal wöchentlich.
• Bei Insulingabe die Injektionsleistung auswählen, Art der Injektion auf Insulin setzen und Häufigkeit erfassen.
• Blutzuckermessung als eigene Leistung ergänzen und die Häufigkeit erfassen.
• Weitere verordnete Leistungen nach demselben Prinzip ergänzen.
• Mit Weiter und Abschließen die Verordnung übernehmen.

Hinweis: Bei einer vorläufigen Verordnung kann zunächst der bekannte Leistungsumfang geplant werden. Sobald das Original vorliegt, wird das Originaldokument ergänzt.

Schritt 2: Angebot nach Abschluss der Verordnung auswählen

Am Ende des Verordnungsprozesses fragt Careville, wie mit dem Angebot fortgefahren werden soll.

• Bestehendes Angebot bearbeiten: wählen, wenn für den betroffenen Zeitraum bereits ein passendes Angebot vorhanden ist und um die neue Verordnung ergänzt werden soll.
• Neues Angebot erstellen: wählen, wenn für den Gültigkeitszeitraum noch kein geeignetes Angebot vorhanden ist.
• Bestehendes Angebot kopieren: wählen, wenn ein vorhandenes Angebot als Vorlage verwendet und für den neuen Zeitraum angepasst werden soll.

Empfehlung: Zuerst die Verordnung vollständig erfassen und danach das Angebot anlegen. So kann der korrekte Verordnungszeitraum direkt für die Gültigkeit und Leistungsplanung des Angebots berücksichtigt werden.

Schritt 3: Angebotseinstellungen prüfen

• Die automatisch vergebene Angebotsnummer kontrollieren.
• Gültig ab sowie gegebenenfalls ein Enddatum passend zum Verordnungszeitraum festlegen.
• Bei einem Systemstart das Angebot sinnvollerweise zum ersten Tag des Startmonats anlegen, sofern dies mit dem Leistungsbeginn übereinstimmt.
• Bei Bedarf einen abweichenden Pflegegrad für eine vorausschauende Kalkulation auswählen.
• Standardangebot verwenden; die Kurzfassung für Preisänderungen nur einsetzen, wenn tatsächlich nur eine Preisanpassung dargestellt werden soll.

Hinweis: Für zeitlich begrenzte Leistungen, beispielsweise Verhinderungspflege, kann ein Enddatum gesetzt werden. Reguläre SGB-XI-Angebote bleiben meist unbefristet.

Schritt 4: Verordnung im Leistungsplaner verwenden

Nach der Auswahl oder Anlage des Angebots öffnet sich die normale Angebotserstellung. Im Leistungsplaner steht die zuvor angelegte Verordnung als Katalog zur Verfügung.

• Leistungsplaner öffnen.
• Die angelegte Verordnung beziehungsweise den zugehörigen SGB-V-Katalog auswählen.
• Verordnete Leistungen in die gewünschten Besuche nach Tageszeit und Wochentag ziehen.
• Reihenfolge der Leistungen innerhalb eines Besuchs festlegen, damit sie in der App sinnvoll angezeigt werden.
• Vorgegebene Häufigkeiten und den Gültigkeitszeitraum beachten.

Hinweis: Careville berücksichtigt die in der Verordnung erfassten Häufigkeiten. Nicht zulässige zusätzliche Planungsfelder werden grau und können nicht belegt werden.

Schritt 5: SGB-XI-Leistungen ergänzen

• Leistung aus dem gültigen SGB-XI-Katalog auswählen.
• Bei Zeitleistungen die geplante Dauer in Minuten eintragen.
• Über das Stiftsymbol die Leistungsgrundlage wählen, beispielsweise § 36, § 39 oder § 45b.
• Rhythmus festlegen, zum Beispiel wöchentlich oder zweiwöchentlich, und speichern.
• Über das Info-Symbol die Kalkulation aus Leistung, Anfahrt, Investitionskosten und gegebenenfalls Ausbildungsumlage prüfen.
• Wiederkehrende Besuche mit gedrückter ALT-Taste und gedrückter Maustaste in den Kopiermodus versetzen und auf weitere Tage ziehen.
• SGB-XI-, SGB-V-, §-45b- und Privatleistungen bei Bedarf im selben Monatsplan verbinden.

Hinweis: Budget, Eigenanteil und Monatsumsatz werden während der Planung laufend neu berechnet. Bei kombinierten SGB-XI-/SGB-V-Besuchen werden geteilte Anfahrten in der Kalkulation berücksichtigt.

Schritt 6: Privat- und Zusatzleistungen ergänzen

• Privatzahlerkatalog öffnen und die gewünschte Privatleistung hinzufügen.
• Abrechnungsrhythmus wählen, beispielsweise monatlich.
• Kostenlose Zusatzleistungen können mit Preis 0,00 Euro geplant werden.
• Bei Vitalwertleistungen den passenden Careville-Katalog wählen; dadurch öffnet die App beim Einsatz die zugehörige Erfassung.

Schritt 7: Entwurf prüfen und Vorschau erzeugen

• Mit Zurück die Leistungsplanung verlassen. Der Entwurf wird automatisch gespeichert.
• Nicht sofort Angebot erzeugen wählen.
• Über die drei Punkte Vorschau generieren öffnen.
• Kostenaufteilung für SGB XI, SGB V und Privatleistungen prüfen.
• Eigenanteile, Leistungsanzahlen, Anfahrten und vorläufige Besuchsplanung kontrollieren.
• Prüfen, ob Angebots- und Verordnungszeitraum korrekt aufeinander abgestimmt sind.
• Beim Ausdruck nur die tatsächlich benötigten Seiten auswählen.

Achtung: Angebot erzeugen finalisiert das Dokument. Danach ist der Leistungsplan dieses Angebots nicht mehr veränderbar.

Schritt 8: Angebot finalisieren und Variante akzeptieren

• Erst nach vollständiger Prüfung Angebot erzeugen wählen.
• Das endgültige PDF wird im Bereich Dokumente gespeichert und trägt die feste Angebotsnummer.
• Nach Zustimmung des Kunden ausgewählte Variante akzeptieren wählen.
• Die Besuche werden für den Gültigkeitszeitraum geplant und stehen anschließend in der Tourenplanung bereit.

Verordnungen nachhalten

• Das Dashboard zeigt unter anderem nicht versendete, auf das Original wartende und abgelaufene Verordnungen.
• In der Kundenakte können über den Reiter Verordnungen sämtliche Verordnungen des ausgewählten Kunden eingesehen und geprüft werden.
• Über die Wiedervorlage kann eine Folgeverordnung direkt angestoßen beziehungsweise bestellt werden.
• Eine Verordnung kann vor Ablauf beendet werden, beispielsweise wenn eine Wunde abgeheilt ist. Danach Angebot, Leistungen und Tourenplanung kontrollieren.

Typische Fehlerquellen

• Das Angebot wird vor der Verordnung erstellt und der Verordnungszeitraum deshalb nicht korrekt berücksichtigt.
• Nach Abschluss der Verordnung wird das falsche bestehende Angebot zur Bearbeitung oder als Kopiervorlage ausgewählt.
• Angebot und Verordnung haben keinen vollständig passenden beziehungsweise überlappenden Gültigkeitszeitraum.
• Die angelegte Verordnung wird im Leistungsplaner nicht als Katalog ausgewählt.
• Häufigkeit einer verordneten Leistung fehlt oder weicht von der Verordnung ab.
• Leistungsgrundlage oder Rhythmus wird bei SGB-XI-Leistungen nicht über das Stiftsymbol angepasst.
• Krankenkasse, Versichertennummer oder Betriebsstättennummer des Arztes fehlen.
• Das Angebot wird final erzeugt, bevor Vorschau und Eigenanteil geprüft wurden.
• Nach einer vorzeitigen Beendigung der Verordnung bleiben nicht mehr zulässige Besuche ungeprüft in der Planung.

Merksatz: Erst die Verordnung erfassen, dann das passende Angebot auswählen und die Verordnung im Leistungsplaner verwenden. Danach Vorschau prüfen und erst zum Schluss das Angebot erzeugen.